한국재정정보원, 행정안전부 주최 제1회 스마트오피스 우수사례로 선정

개인 PC를 비우고 고정좌석제를 없애는 등 일하는 방식을 혁신한 한국재정정보원의 업무 환경이 ‘스마트오피스 베스트 5’에 뽑혔다.

행정자치부는 9월15일, ‘제1회 스마트오피스 우수사례 공모전’을 통해 한국재정정보원, 충남도, 거제시청 등 5개 기관을 우수사례로 최종 선정했다고 밝혔다. 공모전에는 22개 기관이 응모했으며, 행자부는 우수사례로 뽑힌 이들 5개 기관(무순)에 장관상을 수여했다.

<지난 9월 15일, 서울 정부청사에서 열린 시상식에서 행정안전부 장관상을 수상하고 있다.>

한국재정정보원은 특히 디지털예산회계시스템(dBrain)과 국가보조금통합시스템(e나라도움)을 운영하는 기관답게, ‘보안을 강화하는 방향의 스마트오피스‘를 선보여 심사위원들의 호평을 받았다. 많은 기관들이 보안을 이유로 스마트오피스 도입을 주저하지만, 재정정보원은 “똑똑한 보안이 진짜 보안”이라며 클라우딩, 와이어리스, 생체인식 등 보안분야 신기술을 대거 도입하는 역발상을 택한 셈이다.
‘똑똑한 보안’에 이어 재정정보원이 가장 신경쓴 부분은 소통과 협업이다. “생산성의 원천인 소통과 협업을 스마트하게 지원하는 것이 스마트오피스의 본질”이라고 본 것이다. 이를 위해 직원들의 고정좌석을 없애고, 앉고 싶은 자리에 그날 협업할 사람과 나란히 앉도록 했다. 파티션과 칸막이도 없애고, 스마트폰으로 여럿이 함께 프레젠테이션 작성작업을 진행할 수 있는 기능을 구현했다.

아울러 업무에 불필요한 공간을 줄이고, 부서 공유공간을 늘렸다. 팀장 자리를 없앤 대신, 내·외부 협업을 지원하기 위해 크고작은 회의실을 구석구석 배치했다. 책상 위에 PC를 올리거나 숨기는 엘레베이션 기능을 통해 디브레인 실습실을 강의장, 대형 회의실 등으로 다양하게 사용할 수 있도록 했다. 방문객 라운지를 카페처럼 꾸미고, 옥상은 녹색정원으로 바꿨다.
한국재정정보원은 향후에도 IT 기반의 공간 혁신을 통해 일하는 방식 및 조직문화를 개선하고, 글로벌 수준의 스마트오피스를 구현할 계획이다. 또한 스마트오피스 구축경험을 표준화해 다른 기관에 전파하고, 운영경험을 공유하는 작업도 시도할 계획이다.

다음은 재정정보원 스마트오피스 주요 내용이다.
① (클라우드) “안방 장롱이 아니라 은행 금고에 두자”
한국재정정보원은 보안이 필수다. 그래서 처음부터 직원들의 PC를 비우기로 했다. 클라우드 스토리지 환경을 전면 도입한 것이다. 직원들의 모든 자료는 책상 위 PC가 아니라 클라우드 저장소에 저장된다. 안방 장롱에 금괴를 넣고 자물쇠를 여러개 다는 것보다, 은행금고를 이용하는 것이 안전한 것과 같은 이치다.

<클라우드 시스템 개념도>

② (와이파이 보안) "와이파이망도 실시간으로 관제한다"
한국재정정보원 사무실 곳곳에는 ‘불법 와이파이 탐지 차단 장비(WIPS: Wireless Intrusion Prevention System)’가 설치되어 있다. 인가받지 않은 불법 무선랜 신호를 탐지해 차단하고, 사용 현황을 실시간으로 관제한다.
또한 스마트폰 혹은 노트북으로 무선네트워크를 사용해야 하는 경우 EAP(확장 가능 인증 프로토콜)를 활용한 사용자 인증 방법을 통해 접속이 가능하도록 하여 보안 위협에 대한 관제를 쉽게 하고, 책임 추적을 강화했다.

<와이파이 보안 개념도>

③ (프린트 보안 4종 세트) "겹겹이 차단하고 촘촘하게 걸러낸다"
문서유출을 막기위한 보안망도 촘촘하게 구축했다. 우선 클라우드 프린팅 시스템과 연계하여 모든 인쇄물에 워터마크가 새겨진다. 인쇄 버튼을 클릭하는 순간 클릭 기록이 저장되는 것은 기본이다. 또한, 인쇄 버튼을 눌렀다고 인쇄물이 나오는 것이 아니다. 프린터에 가서 본인의 신분증을 태그해야만 인쇄물이 출력된다. 프린터 설비(복합기)는 층별로 1대만 운영하는 페이퍼리스(paperless) 환경을 지향하면서도, 여느 사무실처럼 남이 인쇄를 누르고 미처 가져가지 못한 인쇄물들이 공용복합기 앞에 잔뜩 쌓여 있는 모습은 한국재정정보원에선 발생할 수 없는 구조다. 또한 한국재정정보원 파쇄기는 종이뿐만 아니라 못쓰는 USB · HDD도 파쇄할 수 있다. 이면지 및 폐기용 이동저장매체에 의한 정보유출을 막기 위한 것이다.

<프린트 보안이 적용된 OA실>

④ (출입보안) "신분증 태그해야 엘리베이터 작동하고, 지문·홍체·정맥 인식까지"
한국재정정보원은 서울역 맞은편 메트로타워의 17~21층 5개층을 쓰지만, 방문객 안내센터가 있는 19층을 빼고는 엘리베이터 버튼이 눌러지지 않는다. 직원 신분증을 엘리베이터 버튼에 태그해야만 작동한다. 엘리베이터를 통해 복도에 도착하면 지문인증 시스템이 기다리고 있다. 사무실에서 나가려면 신분증을 역시 출입문에 태그해야 한다. 주요 장비가 있는 보안구역은 여기에 더해 홍체와 지정맥 인증 시스템도 설치해두었다. 층별∙구역별 출입 권한이 세분화된 보안시스템인 셈이다.

<한국재정정보원의 철저한 출입 보안 시스템>

⑤ (변동좌석제) “벌집형 구조배치인데다, 앉으면 그곳이 내 자리”
한국재정정보원 직원들에겐 ‘내 자리’란 개념이 없다. 그날 그날 아무 곳이나 앉으면 된다. 책상 위에 설치된 PC는 클라우드 기반이기 때문에 로그인만 하면 전날 본인이 다른 PC에서 하던 작업이 그대로 열린다. ‘내 PC’란 개념이 없는 것이다. 책상 위엔 당연히 ‘내 유선전화’가 없다. 사무실 일반전화는 모두 무선 모바일기기로 연결되기 때문이다. 이렇게 ‘내 자리’ 개념을 없애면 공간을 크게 아낄 수 있다. 외근직원·출장자·휴가자 공간이 절약된다. 그렇게 아낀 공간은 회의실이나 휴게실로 쓸 수 있다. 변동좌석제는 협업도 쉽다. 오늘 다른 부서 A씨랑 협의하면서 일할 요량이면 서로 옆자리에 앉아 대화하거나 PC를 보면서 공동작업을 하면 된다. 불가피하게 야근이 발생할 경우 야근자들은 한층, 한공간으로 옮겨와 일하기 때문에 에너지도 절약된다. 또한 책상간, 부서간, 상하위직급간 칸막이를 없애 공간을 열었다. 효율적으로 공간을 활용하기 위해 책상도 벌집형(Honeycomb)으로 배치했다. 직원간, 직급간 늘 얼굴을 맞대고, 늘 자리가 바뀌니 소통·협업은 물론 수평적 조직문화를 정착시키는 데에도 큰 도움이 된다.

<변동좌석제가 적용 된 사무 공간>

⑥ (교육장) “엘레베이션 PC 덕분에 교육장, 강의실, 회의실로 무한 변신”
한국재정정보원은 1년에 100여 차례에 걸쳐 중앙·지방 재정담당 공무원들에게 디지털예산회계시스템 사용법을 교육한다. 이 교육장은 책상마다 클라우딩 환경의 PC가 설치돼 있어, 교육과 보안에 안성맞춤이다. PC를 사용하지 않는 강의형 교육일 경우 전동 엘레베이션 버튼 하나로 PC를 책상 밑에 숨길 수 있다. 강의실이 된 것이다. 또한 좌석을 옮겨 분임토의장으로 활용하거나 회의실로 활용할 수도 있다.

<엘레베이션 시스템이 적용 된 전산교육장>